Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung Ihrer Workflows bietet zahlreiche Vorteile. Sie sorgt für konsistente und fehlerfreie Abläufe, was zu einer besseren Qualität der erbrachten Dienstleistungen und Produkte führt. Zudem erhöht sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, da repetitive und monotone Aufgaben wegfallen. Automatisierung führt auch zu einer schnelleren und präziseren Datenverarbeitung, wodurch fundierte Entscheidungen in Echtzeit getroffen werden können. Letztendlich profitieren auch Ihre Kunden von schnelleren und zuverlässigeren Dienstleistungen.

Statistiken zu Nutzung

• Nutzungsgrad: Laut einer Studie von IDG Research Services nutzen bereits 50 % der deutschen Unternehmen Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Potenzial: Es wird geschätzt, dass bis zu 40 % der Tätigkeiten in deutschen Unternehmen automatisierbar sind.
• Etwa 80 % der Unternehmen in Deutschland automatisieren bereits Abläufe, mehr als die Hälfte sogar durchgängig (End-to-End).
• Rund 75 % der deutschen Unternehmen, die Prozesse automatisieren, planen den nächsten Schritt in Richtung Intelligent Process Automation (IPA).
• Etwa 43 % der Unternehmen in Deutschland nutzen bereits generative KI für die intelligente Automatisierung von Prozessen.
• 75 % der Unternehmen, die Workflow-Automatisierung einsetzen, geben an, dass es ihnen einen starken Wettbewerbsvorteil verschafft.
• Workflow-Automatisierung kann repetitive Aufgaben um 60-95 % reduzieren.
• Unternehmen können durch Workflow-Automatisierung bis zu 77 % der Zeit einsparen, die für Routineaufgaben aufgewendet wird.
• 91 % der Unternehmen, die Workflow-Automatisierung eingeführt haben, berichten von einer verbesserten Sichtbarkeit ihrer Geschäftsprozesse.

Beispiele für konkrete Usecases in Unternehmen:

Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen die Zeit und Kosten, die mit der manuellen Verarbeitung verbunden sind, erheblich reduzieren. Ein automatisiertes System kann Rechnungen empfangen, validieren, genehmigen und Zahlungen ausführen, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Online-Händler können die Auftragsabwicklung und Lagerverwaltung automatisieren, um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Automatisierte Systeme können Bestellungen entgegennehmen, Lagerbestände aktualisieren und den Versand veranlassen.

Automatisierte Ticketingsysteme und Self-Service-Portale ermöglichen eine schnellere und effizientere Bearbeitung von IT-Anfragen und Problemen. Dies reduziert die Belastung der IT-Mitarbeiter und verbessert die Servicequalität.

Automatisierungstools können verwendet werden, um personalisierte Marketingkampagnen zu erstellen, zu verwalten und zu analysieren. Dies ermöglicht eine präzise Zielgruppenansprache und verbessert die Effektivität von Marketingmaßnahmen.

Automatisierte Workflows können dabei helfen, Projektaufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Dies sorgt für eine bessere Transparenz und Effizienz im Projektmanagement.

Lösungen für alle Firmengrößen:

Workflow-Automatisierung war lange Zeit ein Privileg großer Konzerne. In den letzten Jahren haben sich die Möglichkeiten jedoch deutlich erweitert: Heute sind leistungsfähige, kostengünstige und benutzerfreundliche Lösungen auch für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer verfügbar. Mittlerweile gibt es auch für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Einzelunternehmer passende Workflow-Automatisierungs-Tools. Deren Einrichtung und Nutzung ist z.T. auch für weniger technisch orientierte Personen händelbar.

Um das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen, sollte die Wahl der Technologien Teil einer umfassenden Unternehmensstrategie sein und gut mit der bestehenden Infrastruktur und dem Personal abgestimmt werden. Da sich Automatisierung meist sehr schnell rentiert – oft schon nach wenigen Monaten – ist eine langfristige Finanzplanung hier weniger entscheidend.

Externe Berater können wertvolle Unterstützung bieten. Sie helfen, nach einer kurzen Analyse des Ist-Zustands mögliche Lösungen zu identifizieren und geben praktische Tipps zur Umsetzung.

Flexibilität:

In den letzten Jahren mussten Unternehmen immer wieder umfangreiche und teure gesetzliche Änderungen umsetzen, wie die Einführung der IBAN, die DSGVO oder die E-Rechnung. Unternehmen, die ihre Prozesse technisch flexibel und idealerweise automatisiert gestalten, sind auf solche Herausforderungen besser vorbereitet und können sie oft gelassen bewältigen.

Personal:

Automatisierung ist heute in vielen Unternehmen fest verankert und wird zunehmend beschleunigt. Mitarbeiter haben sich daran gewöhnt, dass repetitive Aufgaben automatisch erledigt werden. Dies macht moderne Arbeitsabläufe zu einem wichtigen Argument bei der Rekrutierung von Fachkräften.

Immer weniger Grenzen der Automatisierung:

Einfach automatisierbare Aufgaben, die manuell erledigt werden, sorgen oft für unnötigen Frust und können sogar den Betriebsablauf stören. Viele Unternehmen glauben, dass die Lösung dafür entweder teuer oder gar nicht verfügbar ist, und arbeiten deshalb jahrelang ineffizient – bis sie durch Zufall auf eine einfache und kostengünstige Lösung stoßen. Die Erkenntnis kommt dann meist zu spät.

Dieses Problem ist in Firmen aller Größenordnungen verbreitet. In meiner Tätigkeit habe ich es bei verschiedenen Konzernen und KMU mehrfach erlebt. Fragen Sie einfach nach – oft gibt es eine unerwartet einfache Lösung.

Es muss nicht immer einumfassende All-in-One-Softwarelösung sein. Häufig kann bereits ein kleiner Cloud-Service oder eine selbst gehostete Open-Source-Lösung mit begrenzter Individualentwicklung helfen, zum Beispiel, wenn vorhandene Software bestimmte Use Cases nicht abdeckt oder es schlicht keine Software dafür gibt.

Beispiele:

• Ein Mitarbeiter soll immer dann, wenn in einem bestimmten E-Mail-Postfach eine E-Mail mit einem bestimmten Stichwort eingeht, zum Lieferanten fahren, um neues Material zu holen.
• Umgekehrte Reihenfolge: Immer, wenn eine Anlage einen bestimmten Zustand an einer Schnittstelle signalisiert, soll eine E-Mail mit einer Statusmeldung versendet werden.
• Mini-Workflow: Immer, wenn Mitarbeiter A auf einen Link im Intranet klickt, soll Mitarbeiter B eine E-Mail erhalten und gleichzeitig in einer Excel-Datei eine neue Zeile angelegt werden.
• Freigabe: Immer, wenn Mitarbeiter A ein Dokument in einem bestimmten Ordner ablegt, soll Mitarbeiter B ein neues Ticket erhalten, um das Dokument zu prüfen.

Sicher fällt Ihnen bereits der eine oder andere vergleichbare Prozess in Ihrem Unternehmen ein, der in diese Kategorie fallen könnte. Es gibt natürlich, wie weiter unten ausgeführt, Software, die solche Anforderungen flexibel und in diversen Varianten abbilden kann, aber unter Umständen gibt es nur ein oder zwei solcher Fälle bei Ihnen und dafür lohnt sich die größere Lösung zumindest kurz- oder mittelfristig noch nicht.

In diesem Fall bieten sich vielleicht kleine Cloud-Services an, die schnittstellenbasiert mit Ihrer Software kommunizieren können und mit denen selbst komplexe Workflows über eine grafische Oberfläche (z.B. BPMN o.ä.) erstellt werden können. Die meisten modernen Software-Systeme, seien es z.B. CRM, ERP, CMS, Ticketsysteme oder Kampagnen-Tools, bieten heute eine Schnittstelle an, über die sie gesteuert oder mit Daten versorgt werden können. Das kann z.B. sein, um neue Kunden anzulegen oder deren Adresse zu ändern oder um auf einer Webseite aktuelle Daten, die aus einer externen Quelle kommen, anzuzeigen.

In diesen Cloud-Services kann man nun z.B. mit nur wenigen Symbolen und Formulareingaben sowie einigen Schnittstellen-Informationen einen Workflow definieren, der Anforderungen, wie in den Beispielen genannt, bedienen kann.

Workflow-Tools unterschiedlicher Anbieter kombinieren:

Da diese selbst definierten Workflows im Grunde nur API-Aufrufe von anderen Systemen sind und keine eigene Funktionalität wie Formulare oder Content-Darstellung bieten, hat sich hier ein ganzes Ökosystem von anderen kleinen Cloud-Services entwickelt, die genau diese Lücken schließen sollen.

So gibt es dann Services für Tabellen, Formulare, E-Mails, Grafikerstellung, Briefausdruck und viele mehr. Man kann sich damit theoretisch bis zu einem gewissen Rahmen also durchaus kleinere Workflows zusammenbauen, ohne selbst Software hosten zu müssen.

Natürlich hat das Ganze auch eine Kehrseite. Je mehr Systeme in der Kette sind, desto höher ist die Ausfallwahrscheinlichkeit. Gleichzeitig muss man mehrere Accounts verwalten und sich in all diese Systeme einarbeiten. Noch problematischer dürfte aber die Tatsache sein, dass viele dieser Systeme im Ausland und ohne ausreichende Umsetzung der DSGVO arbeiten, was den rechtlich erlaubten Einsatzbereich stark einschränkt.

Diese kleinen WfMS-Services bieten nicht selten auch On-Premises-Lösungen (selbst gehostete Software auf Ihren Firmenservern) an. In diesem Fall muss man keine Daten mehr in das "böse" Internet senden und vermeidet ggf. Probleme mit Datenschutz oder Sicherheit.

Die Preise für kleine cloudbasierte WfMS-Services liegen bei monatlicher Abrechnung meist im Bereich von 20-100 EUR, wenn die Anzahl der Anfragen überschaubar ist und nicht in die Zehntausende oder mehr geht. In der höheren Preiskategorie werden dann oft unbegrenzte Anfragen ("Enterprise"-Lösungen) oder On-Premises-Lösungen angeboten. Dann kann der Preis unter Umständen mehrere Hundert Euro oder mehr betragen.

Aufgrund dieser flexiblen Skalierbarkeit werden diese Workflow-Automatisierungs-Services nicht nur von KMU, sondern durchaus auch von Konzernen genutzt, da auch diese immer mal wieder kleine, schnelle Lösungen benötigen, z.B. wenn ein in der Planung vergessenes Feature eines größeren Projektes nachträglich umgesetzt werden soll. Hier sind die Einsatzbereiche allerdings sehr speziell und eingeschränkt bzw. ggf. nur provisorischer Natur.

Einschränkungen bei Cloud-Services:

Natürlich hängt die Nutzbarkeit eines Cloud-Services stark vom Verwendungszweck und den damit verbundenen Zwangseinschränkungen wie Rechtsvorschriften, Datenschutz oder Sicherheit ab.

Datenschutz und Sicherheit:

Sobald man z.B. Kundendaten an diese Services schickt, muss man sicherstellen, dass dies sowohl durch die DSGVO abgedeckt ist (z.B. Server des Cloud-Services in der EU/Deutschland) als auch durch die bestehenden Vertragsklauseln bezüglich Datenschutz mit den Bestandskunden abgedeckt ist.

Auch was die Sicherheit angeht, muss man wissen, was man tut. So kann es fatal sein, wenn man einfach ohne Absprache mit einem Admin irgendwelche Verzeichnisse freigibt oder Portsperren für das Internet aufhebt, nur damit die Schnittstelle mit dem Service kommunizieren kann.

Ausfallsicherheit und robuste Prozesse (Fail-safe):

Wie bei jeder Serveranwendung muss man natürlich auch damit rechnen, dass der Server, in diesem Fall der externe Service, ausfallen kann oder schlicht das Internet mal eine Weile nicht funktioniert. Diese Möglichkeit muss man auf dem Schirm haben und sollte daher nur Prozesse auslagern, die nicht betriebskritisch sind oder deren Nichtverfügbarkeit keinen größeren Schaden anrichten kann. Ein Prozess sollte daher immer "Fail-safe" (versagenssicher) ausgelegt sein, sofern er kritische Relevanz besitzt.

Hat man allerdings einen rechtlich unkritischen Prozess, bei dem z.B. einfach nur ein Prozess ohne irgendwelche Personendaten oder vertraulichen Informationen automatisiert werden soll und die eigenen Admins oder Dienstleister die allgemeine Sicherheit gewährleisten können, steht so einer Lösung nicht mehr viel im Wege. Solche Services werden daher mit wachsender Beliebtheit auch immer mehr in Anspruch genommen.

Auch bei Softwareentwicklungsfirmen sind solche Dienste beliebt, da man schnell mal eben Prototypen oder Proof of Concepts erstellen und präsentieren kann. Für kleine Lösungen kann man diese WfMS-Dienste also durchaus in Erwägung ziehen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Cloud-Services:

Man braucht für deren Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung kein technisches Fachpersonal und kann sich auf das Workflow-Design und die Anbindung an die involvierten Systeme konzentrieren.

On-Premises für volle Kontrolle:

Wenn eine Cloud-Lösung nicht in Betracht kommt, gibt es auch noch die On-Premises-Lösungen, ganz ohne Internet und fremde Abhängigkeiten. Hier tauscht man die bequeme Fremdbetreuung durch eine Inhouse-Lösung ein, was mehr internes technisches Know-how und laufende Kosten für die Betriebswartung bedeutet, dafür aber mehr Sicherheit (sofern man über Admin-Personal verfügt!), Unabhängigkeit und volle technische Flexibilität bietet.

Viele Firmen wählen hier Mischlösungen und setzen je nach Anwendungsfall und einschränkenden Anforderungen sowohl auf externe Cloud-Lösungen, auf interne On-Premises-Lösungen als auch auf klassische Individualentwicklungen.

Wenn man ganze Prozesse, wie z.B. einen Rechnungslauf, automatische Buchhaltungsprozesse, E-Mail-Kampagnen oder Freigabeprozesse, abzubilden plant, dann sollte man über etwas leistungsfähigere Lösungen, die meist im eigenen Haus gehostet werden, nachdenken.

Diese Lösungen sind natürlich teurer, aber durch die heute üblichen monatlichen oder jährlichen Abo-Preismodelle oft nicht mehr mit hohen Einstiegspreisen für Kaufsoftware verbunden. Typischerweise bewegt man sich hier bei den jährlichen Kosten für Lizenz und Support im unteren fünfstelligen oder sogar noch im vierstelligen EUR-Bereich.

Da Automatisierung immer mehr gefordert wird, bieten inzwischen nicht nur darauf spezialisierte Workflow-Management-Systeme Automatisierungs-Features an. Auch beispielsweise bei CRM-Systemen (Customer-Relationship-Management) gibt es vereinzelt Automatisierungsfunktionen. Das können bei Marketing-CRM-Systemen z.B. automatische E-Mail-Kampagnen sein, die neu gewonnene Kunden regelmäßig mit Informationen versorgen.

Die Grenzen der Systeme verwischen aber auch in die umgekehrte Richtung. So bieten manche Workflow-Management-Systeme auch gleich typische CRM-Funktionen, wie z.B. eine Kundenverwaltung, an.

Auch wenn diese jeweiligen Zusatzfunktionen in manchen Fällen ausreichen können und man so z.B. kurzfristig auf ein WfMS oder umgekehrt auf ein CRM verzichten könnte, ist man i.d.R. mittelfristig jedoch mit einer Kombination von spezialisierten Systemen besser bedient und wird nicht selten früher oder später Profi-Funktionen vermissen.

Was bieten ausgewachsene Workflow-Management-Systeme?

Im Gegensatz zu den weiter oben erwähnten kleinen WfMS, die sich auf Workflow-Design und API-Calls beschränken, hat man mit normalen Workflow-Management-Systemen ausgewachsene Software zur Verfügung, mit der man je nach Produkt große Teile digital umsetzbarer Firmenprozesse abbilden oder automatisieren kann.

Es geht hier nicht immer nur um Automatisierung, sondern auch besonders um die Faktoren Ordnung, Übersicht und Steuerbarkeit. Sobald man einen Prozess technisch fix abbilden kann, kann man auch die enthaltenen Prozesselemente, Mengengerüste, Fortschritte und Kosten besser beurteilen. Man hat einen ganz anderen Blick auf sein Unternehmen. Das betrifft sowohl das Management als auch die beteiligten Mitarbeiter.

Für alle Mitarbeiter ist viel transparenter, was gerade in einem Prozess oder allgemein im Unternehmen vor sich geht, wo Abläufe hängen bleiben, wer ein passender Ansprechpartner für ein Problem sein könnte oder wie die Lage bei wichtigen Ressourcen oder Terminen ist.

Umfangreiche Funktionen zur Workflow-Abbildung:

Auch die großen WfMS gibt es meist als Cloud-Lösung, oft unter 100 EUR. Zusätzlich werden jedoch auch oft private Cloud-Lösungen sowie On-Premises-Lizenzen angeboten.

Die Funktionsweise unterscheidet sich grundsätzlich nicht von den kleineren Lösungen, dafür sind aber viele Features (Formulargeneratoren, E-Mail-Funktionen, Tabellen usw.) direkt implementiert und müssen nicht über Drittdienste und APIs eingebunden werden.

Notwendige Programmierkenntnisse:

Manche klassischen Systeme bestehen im Wesentlichen aus einem BPM-Editor, mit dem man einen Prozess definiert und anschließend Softwareentwickler die Umsetzung der Formular-Strecken oder Programmfunktionen, Datenbankabfragen usw. implementieren lässt.

Moderne Systeme setzen in den letzten Jahren vermehrt auf den Low-Code-Ansatz. Das bedeutet, dass auch Personen mit wenig Programmierkenntnissen, primär durch Konfigurationsanweisungen, Prozesse erstellen können.

Je nach System ist man dann mehr oder weniger in seinem Handeln eingeschränkt und benötigt für manche Dinge, z.B. Datenbankabfragen, Formular-Javascripts u.ä., immer noch professionelle Entwicklerunterstützung.

Daher werden selbst bei Low-Code-Systemen gerne, vor allem zu Beginn, noch Entwickler eingesetzt und später dann z.B. geschultes Fachbereichspersonal, das sich in die Konfiguration einarbeitet. Der Komplexitätsgrad von Low-Code-WfMS ist ungefähr mit dem von Content-Management-Systemen (CMS) vergleichbar. Grundsätzlich ist der Freiheitsgrad hier aber deutlich höher, auch weil für schnelle Änderungen, z.B. an Texten in Formularen, nicht immer gleich eine IT-Anfrage gestellt werden muss.

Zusatzboost mit Künstlicher Intelligenz (KI):

Eine weitere Steigerung der Produktivität können Sie, je nach Use Case, möglicherweise durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz erreichen. Entweder als Stand-alone-Lösung für einen bestimmten Use Case oder als Teil eines Workflows.

Einige WfMS bieten inzwischen einige KI-Funktionen an, z.B. zum Erstellen von Formularen. Da die Einsatzzwecke aber immer sehr speziell sind, ist die Durchsetzung von WfMS, CRMs oder ERPs mit KI noch nicht sehr weit gediehen.

Meist werden KIs deshalb eher nebenher betrieben und nur deren Ergebnisse fließen in die Workflows als Entscheidungsgrundlage für automatisierte Prozesse ein. Auch in diesem Bereich unterstütze ich Sie gerne.

Erfreulicherweise haben sich die Kosten für die Einführung von Automatisierungssystemen i.d.R. recht schnell wieder amortisiert. Selbst wenn die direkten Einsparungen durch geringere Zeitaufwände hinter den Erwartungen zurückbleiben sollten, hat man in den allermeisten Fällen wertvolle Informationen über die eigenen Prozesse, Daten und Betriebsabläufe gewonnen und kann dadurch künftig mit angepasstem Management indirekt Kosten sparen.

Wie hoch das Einsparpotenzial konkret bei Ihnen ist, hängt natürlich vom Einsatzzweck und den örtlichen Umständen ab. Das kann in einer Abteilung vielleicht "nur" 5% oder weniger sein, in einer anderen Abteilung dafür 15-25% oder mehr.

Hier einige Zitate aus einer Internetrecherche (Mitte 2024) zum Thema ROI bei Automatisierung allgemein:

Laut einer Studie von McKinsey können Unternehmen durch Automatisierung der Geschäftsprozesse ihre Betriebskosten um bis zu 30% senken. Eine Studie von Deloitte zeigt, dass Robotic Process Automation (RPA) eine durchschnittliche Zeiteinsparung von 20% bis 40% bei manuellen Prozessen ermöglicht.

Forrester berichtet, dass Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, eine Produktivitätssteigerung von durchschnittlich 10% bis 15% verzeichnen.

Eine Untersuchung von Capgemini ergab, dass die Fehlerquote in automatisierten Prozessen um bis zu 50% reduziert werden kann.

Laut einer Studie von Gartner können Unternehmen durch den Einsatz von Automatisierung ihre Geschäftsprozesse um das Vierfache skalieren, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen.

Eine Studie von PwC zeigt, dass 70% der Mitarbeiter, die in Unternehmen mit automatisierten Prozessen arbeiten, eine höhere Arbeitszufriedenheit berichten

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